Integritetspolicy

Här beskrivs hur vi på Exertus hanterar dina personuppgifter. Vi rekommenderar er att läsa igenom denna policy noggrant innan ni samtycker till att vi behandlar era personuppgifter.

  1. Centrala begrepp
  2. Personuppgiftsansvarig
  3. Uppgifter som samlas in
  4. Hur vi använder uppgifterna
  5. Samtycke till fortsatt kontakt
  6. Så länge sparas uppgifterna
  7. Här lagras uppgifterna
  8. Begära ut uppgifter
  9. Övrigt

1. Centrala begrepp

Personuppgifter är information som enskilt eller tillsammans med andra uppgifter kan användas för att identifiera, lokalisera eller kontakta en individ. Exempel på personuppgifter är e-post, IP-adress, namn och telefonnummer.

Behandling av personuppgifter innebär all typ av hantering av personuppgifter, till exempel: insamling, analysering, registrering och lagring.

Personuppgiftsansvarig är den som fastställer syftet med behandling av personuppgifter och som bestämmer vilka personuppgifter som efterfrågas. Det är personuppgiftsansvarig som är ytterst ansvarig för att behandlingen av dina personuppgifter sker enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

2. Personuppgiftsansvarig

Exertus IT AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Om du har frågor avseende vår behandling eller bara önskar komma i kontakt med oss för att utöva dina rättigheter så finner du våra kontaktuppgifter på Kontakt-sidan.

Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för ett ytterst begränsat antal personer inom företaget som arbetar på avdelningarna för marknad, sälj och rekrytering.

3. Uppgifter som samlas in

När du kontaktar oss via e-brev, ett formulär eller besöker vår hemsida kan du bli ombedd att lämna ifrån dig information. Beroende på situation kan vi komma att be om följande personuppgifter:

  • E-postadress
  • Namn
  • Telefonnummer
  • Andra uppgifter såsom fritextfrågor eller formulärsvar
  • Teknisk data: den URL genom vilket du får åtkomst till våra sidor, hur du rör dig på sidan, typ av webbläsare och operativsystem.

När du samtycker till att vi behandlar dina personuppgifter godkänner du även att vi kan komma att registrera annan information om dig som du har lämnat till oss tidigare i andra sammanhang. Vi samlar inte in någon ytterligare data via externa källor.

4. Hur vi använder uppgifterna

Informationen som du ger ifrån dig används för följande ändamål:

  • Få statistik och underlag kring hur du som användare nyttjar vår hemsida i syfte att förbättra den och därmed användarupplevelsen.

Vi ber om dina kontaktuppgifter för att:

  • Svara på förfrågningar/kontakter
  • Upprätta och bibehålla en säljdialog
  • Upprätta och bibehålla en rekryteringsdialog

5. Samtycke till fortsatt kontakt

När du samtycker till att vi behandlar dina personuppgifter enligt de syften angiven ovan samtycker du till att:

  • Vi behandlar dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy
  • Vi får kontakta dig via e-post eller telefon

6. Så länge sparas uppgifterna

Vi behandlar bara personuppgifter så pass länge att vi kan uppfylla syftet för deras insamling, därefter raderar vi datan.

Har du en aktiv dialog med oss sparas dina uppgifter i upp till 24 månader från den senaste kontakten; därefter rensar vi den data vi har registrerat om dig. En aktiv dialog definieras som att du under de senaste 24 månaderna har interagerat med Exertus IT AB eller representanter från Exertus IT AB via telefon eller genom att besvara e-post.

Är du anställd på ett företag som är kund till oss behandlar vi din data inom ramen för kundvård. För aktiva kundrelationer behandlar vi din data till dess att (1) du avslutat din anställning på företaget, eller att (2) företaget inte längre har en aktiv kundrelation med oss. När en kundrelation avslutats går vår lagring och behandling av dina uppgifter över till samma villkor som beskrivits i de inledande styckena under denna sektion. Avslutar du din anställning på företaget ansvarar du själv för att meddela oss på angivna kontaktuppgifter så att vi kan gallra dina uppgifter.

Är du anställd på ett företag som är leverantör till oss behandlar vi din data inom ramen för leverantörsvård. För aktiva leveranrelationer behandlar vi din data till dess att (1) du avslutat din anställning på företaget, eller att (2) företaget inte längre har en aktiv leverantörsrelation med oss. När en leverantörsrelation avslutats går vår lagring och behandling av dina uppgifter över till samma villkor som beskrivits i de inledande styckena under denna sektion. Avslutar du din anställning på företaget ansvarar du själv för att meddela oss på angivna kontaktuppgifter så att vi kan gallra dina uppgifter.

7. Här lagras uppgifterna

Kund och leverantörsuppgifter inkl. kontaktpersoner lagras i vårt affärssystem. Systemet körs och lagrar sin data på våra egna fysiska servrar.

Leads/prospekts avseende såväl kunder som möjliga kandidater för anställning lagras i enklare datastrukturer i Google Drive. Vissa av Googles fysiska servrar, där din data lagras, förvaras utanför EU/EES-området. Den dataöverföring som görs till servrar i tredje land lever upp till reglerna för säker dataöverföring inom ramen för dataskyddsförordningen, GDPR, enligt ramverket Privacy Shield Frameworks som har arbetats fram mellan EU och USA. Mer information om Privacy Shield Frameworks finns att läsa här.

8. Begära ut uppgifter

Du har rätt att få information om vilka uppgifter vi har om dig i form av ett registerutdrag. Du kan även begära att vi rättar felaktiga uppgifter eller raderar information om dig. Du har också rätt att dra tillbaka ditt samtycke för att vi behandlar dina personuppgifter. Drar du tillbaka ditt samtycke kommer vi att ta bort de uppgifter vi har om dig. Vänligen var uppmärksam på att radering av dina personuppgifter hos oss kan påverka leveransen av information inom ramen för en kundrelation, samt eventuellt påverka pågående dialoger.

Vill du dra tillbaka ditt samtycke, eller begära registerutdrag, rättning eller radering tar du kontakt med oss på den e-postadress vi har angett på vår Kontakt-sida. För att ta del av ditt registerutdrag behöver du skicka en elektronisk kopia på ett signerat dokument med din förfrågan.

9. Övrigt

Vi samlar endast in och behandlar personuppgifter om dig där vi har laglig grund. Laglig grund inkluderar samtycke (där du har givit samtycke), kontrakt (där behandling är nödvändig för att fullgöra kontraktet) samt berättigat intresse (t.ex. för att förbättra din kundupplevelse).

Om du känner att vi inte uppfyller det vi åtar oss via denna integritetspolicy vill vi göra dig uppmärksam på att du har rätt att klaga till relevant tillsynsmyndighet, vilket i detta fall är Datainspektionen.